Организация совместной работы

«Организация совместной работы с помощью Zimbra»

С ростом компании наступает момент, когда увеличение количества сотрудников не приводит к увеличению их производительности. Здесь ключевым моментом является слаженная работа всего коллектива, упорядочение деловой информации, доступности ключевых элементов, необходимых в повседневной работе.

Распространённой практикой организации групповой совместной работы является практика объединения всей информации вокруг корпоративной почтовой системы. Электронная почта — это один из основных инструментов коммуникации в современном мире, поэтому такое решение выглядит наиболее логичным. Сочетание почтовой системы, системы групповой работы и системы хранения документов позволяет достичь максимальной эффективности коммуникаций как внутри компании, так и с бизнес-партнёрами.

Область применения

Решение для совместной работы Zimbra предназначено для персонального и группового ведения корпоративной переписки, хранения документов, деловых контактов, организации и планирования совещаний, задач и проектов. Оно предназначено для организаций, в которых существенная доля взаимодействия с партнёрами, контрагентами и другими организациями основана на передаче документов по электронной почте, а также на организации, количество сотрудников в отделе которых превышает 20-30 человек, и возникает необходимость в совместном доступе к бизнес-информации.

Кроме этого, решение для организации совместной работы Zimbra позволяет создавать и контролировать выполнение задач в рамках проектов, планировать рабочее время сотрудников, и необходимо в тех случаях, когда эффективности бумажных средств не хватает.

Функциональные возможности

Общение с партнёрами — один из ключевых аспектов бизнеса и корпоративная почта — один из основных способов общения. И для любой компании крайне важно, чтобы её корпоративная почта работала надёжно, обеспечивая историю переписки, переадресацию писем нужным сотрудникам, хранение вложений и версий документов, поиск по базе писем. Система групповой работы Zimbra имеет встроенный спам-фильтр, который отсечёт нежелательную корреспонденцию. Она позволит сотрудникам вести единую адресную книгу — базу данных адресов всех бизнес-партнёров организации, в том числе и в автоматическом режиме, когда новые адреса попадают в базу после первого же письма, полученного системой. Ни чей адрес не будет забыт, если организация использует систему групповой работы Zimbra.

Извлечению информации из массива писем способствует также система поиска по письмам и документам, разработанная специалистами фирмы Yahoo — одной из крупнейших в мире поисковых систем. Поиск может осуществляться как по письмам, так и по документам в хранилище, по контактами и по вложениям. Любая информация, поступающая в систему, будет индексирована и поиск займёт считанные секунды.

Входящие и исходящие письма могут содержать вложения, которые могут быть добавлены и систематизированы в систему хранения документов. Она предназначена для хранения любого вида документов и поддерживает загрузку как из писем, там и с компьютера пользователя. При необходимости пользователи могут открывать доступ к документам или папкам с документами извне для партнёров, которым необходим постоянный доступ к вашим внешним документам. Хранилище позволяет одновременно работать с несколькими версиями одного документа, что упрощает совместную работу и позволяет в любой момент отменить изменения.

Для более плотного взаимодействия внутри проектов, система совместной работы Zimbra имеет средства для создания календарей и задач. Календарь — удобное средства для планирования времени, совместное же ведение календарей позволяет накладывать их друг на друга и подгонять расписание сотрудников под общий план.

Система групповой работы Zimbra позволяет вести дела, находясь где угодно — на рабочем месте, на встрече, в пути. Для обычной работы в системе есть стандартный клиент, Zimbra Desktop, который наиболее полно поддерживает все функции системы совместной работы Zimbra. Плюс к этому, Zimbra поддерживает подключение любых других клиентов по стандартным протоколам IMAP, WebDAV, iCal. Для мобильных пользователей есть мобильный клиент, предназначенный для мобильных телефонов, и тонкий клиент, для работы с которым необходим только веб-браузер. Оба этих клиента работают по защищённому шифрованному соединению, гарантируя конфиденциальность и безопасность работы.

Внедрение системы

Внедрение системы групповой работы предполагает установку и настройку сервера групповой работы. Для правильной работы почтового сервера необходим внешний статический IP адрес и домен организации (обычно домен интернет-сайта организации). Система предполагает круглосуточную работу, и может обслуживаться штатным системным администратором через отдельную консоль управления.

Система групповой работы может быть интегрирована с менеджерами информации, такими как Microsof™ Outlook®, Mozilla SunBird и другими, поэтому в ряде случаев не требуется даже переобучение сотрудников. Вместе с этим, поскольку система имеет и собственный клиент, наиболее полно соответствующий возможностям системы, возможно проведение однодневных курсов на рабочем месте заказчика.

Обучение системного администратора может быть выполнено как на отдельных курсах, так и самостоятельно по прилагаемой документации.

Технические характеристики (системные требования)

Сервер (на 30 сотрудников, ориентировочно):

  • процессор: не ниже Intel Pentium 1,5 Ггц

  • память: не менее 1 Гб

  • место на диске: не менее 6 Гб под систему + место для хранения документов

  • операционная система: Linux Red Hat, SuSE, Debian, Ubuntu, MacOS X Server.

Тонкий клиент:

  • веб-браузер Mozilla Firefox не ниже 2.0, Internet Explorer не ниже 6.0

Стандартный клиент:

  • процессор: не ниже Intel Pentium 600 Мгц

  • память: не меньше 512Мб

  • место на диске: 500Мб

  • операционная система: Windows не ниже XP, Linux, MacOS X

Мобильный клиент:

  • Сотовый телефон: Nokia E Series, N Series, смартфоны на базе Windows Mobile, Apple iPhone с прошивкой не ниже 2.0, и другие

Заключение

Внедрение системы групповой работы позволяет упорядочить документы в компании, сократив время на их поиск и обработку, позволяет держать под рукой деловые контакты и переписку, более полно реализовывать возможности группового обсуждения и принятия решений через электронную почту, а также организовывать и планировать встречи, создавать и контролировать проекты и задачи. Внедрение системы групповой работы дисциплинирует сотрудников, снижает время поиска необходимой информации, уменьшает количество «забытых» писем и задач.

Заказать >>>